こんにちは、ヒデヨシです。
前回、『コンサル必須「雲雨傘のたとえ話」を簡単に身につける方法』の記事にて紹介させていただいた『コンサル一年目が学ぶこと』（大石哲之 著、ディスカヴァー・トゥエンティワン）。
タイトルには「一年目」と入っていますが、社会人一年目の人だけではなく10年、15年とベテランの社会人の方も使っている普遍の基礎スキルが分かりやすくまとめられいる名著です。
テレビ出演者で発言しない人の価値はゼロ
著者は分かりやすく、テレビのバラエティー番組のひな壇芸人にたとえて、非生産的な会議の危機的状況を説明しています。
“ テレビのバラエティー番組を想像してください。ひな壇に座っているたくさんのゲストたち。（中略）この1時間ほどの中で1度も喋らない人がいたとします。（中略）喋らないのになんで出演する必要があるのか？ 喋らない人にどうしてギャラを払うのか？ テレビに顔が映っていることが大事なのか？ 数合わせなのか？ 座っていればいいという役なのか？ いろいろな疑問がわきます。テレビ番組には、喋らないゲストは呼ばない。呼んだからには、何か喋ってもらうようにする。それがふつうだと思います。
(P.223)
まったくもってそのとおりです。
会議で発言しない人の価値はゼロ
では、ビジネスシーンの「会議」ではどうでしょうか。
“ ずらりと10人ほどが会議室に並び、特定の人だけが喋っています。ほとんどの人は無言で、ときどき頷いたりするだけで、意見を求められるまでは何も喋りません。でも、最後まで頷いているだけならば、その人の価値はゼロなのです。
(P.223-224)
まったくもってそのとおりです。
この現象はとくに日本企業に多いのではないでしょうか。
何かを決定するために開かれるのが会議です。
それがフタを開けてみると、ただの上司からの報告会。解釈するのに苦労する文字ばかりの「読ませる」スライド。時間の無駄だと言う重たい空気。価値を見出せない人は内職を始める始末。
本来生産的であるべき会議が、全く生産的でない場所になってしまうことはしばしば見受けられるのではないでしょうか。
会議を生産的にする方法
会議を非生産的にしているのは、主催者、参加者どちらにも原因があります。
その原因と改善策を考えてみました。
主催者側の改善点
・会議の議題、目的がはっきりしていない
そもそも誰のための会議なのか、何を決めるための会議なのかが不明確。「定例会」として定期的に行っているからという理由で会議を設定するのはナンセンスです。しっかりと目的を参加者に告げて、可能なら参加者の選別もするべきです。
・パワーポイントがわかりづらい
細かい文字の羅列や表やグラフを見せられることが見受けられます。解釈を読み手の判断に任せるというのは、個人ごとに解釈が異なってしまうためお薦めできません。誰のための資料なのか、何を表しているのか、何を伝えたいのか、見やすくわかりやすい資料作りを心がけます。（使わないという手も一つですね）
・空気が重い（人が多すぎる）
会議に意味を見出せない人が集まると、空気が重くなり、積極的な発言も無くなり、非生産的になります。参加者を選別する、はじめに会議の意義を説明する、声のトーンを上げる、適宜指名して発言を促すなど工夫するとよいでしょう。
参加者側の改善点
・会議の目的を把握できていない
会議の目的を理解していれば、討論に参加することができ生産的な意見交換ができます。主催者が目的を示さなければ、何を決定する会議なのか質問しましょう。
・会議中に発言ができない
これはテレビで発言しないひな壇芸人と同じで価値のない存在になってしまいます。くだらないと思われる意見であっても発言しないよりはマシです。少しでも不明点、疑問点があれば積極的に質問したほうが、参加者全員のためになります。
・会議中もコストは発生している意識をする
これは主催者側にも言えることです。長過ぎる会議、内容の薄い会議は時間の無駄です。発生しているコストに見合っていないと感じたら、討論に積極的に参加して進行を促したり、会議の時間短縮を申し出たりすることも必要です。
改めて会議のあり方を考える
“ 会議とはセレモニーではなく、実際に物事を前に進めるために行われるチームワーク上の作業です。
(P.225)
著者の言うとおり、会議はセレモニーではなく、必要な行程の一つです。一体感のない、意味のない会議ほど非生産的なものはありません。
本書では出席者が発言しないことをとがめていますが、私は主催者にも問題はあると強く感じます。
トークバラエティー番組のようにトークテーマを定め、司会がひな壇芸人をいじるなどの工夫をこらして、主催者、参加者双方にとって意味のある会議を開くことが求められています。
組織として会議のあり方を今一度学んで、全員が生産的な時間を共有できるように話し合い、双方の納得できる会議のあり方を求めてみてはどうでしょうか。
まとめ
・会議で発言しない人の価値はゼロ
・主催者側、参加者側双方が改善して会議を生産的にしよう
・バラエティ番組の司会とひな壇芸人のように積極的になろう
以上、最後まで読んでくださりありがとうございました。
ヒデヨシ
Photo by e3Learning / flickr
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